Sve se svodi na to da budete “ljubazan” (user friendly) saradnik onaj koji drugima olakšava život. Što pristupačnije i jednostavnije predstavite svoje ideje, veća je vjerovatnoća da će one biti prihvaćene, prenosi eKapija.
Međutim, pored već ustaljenih stavova o tome kako treba pristupiti komunikaciji, stručnjak Gorik Ng sa Harvarda otkriva brojne, dublje savjete o tome kako kroz komunikaciju ostvariti željenje ciljeve, piše portal Tockanai.
Komplikovane ideje predstavite slikovito
Ukratko, taktika se svodi na princip “pokaži umjesto da pričaš”. Na primer, umjesto da ispitujete treba li boja pozadine biti svjetlo ili tamno zelena, prikažite obje opcije kako bi ljudi mogli sami uvidjeti razliku.
Usmjerite saradnike na konkretne stvari
Što više uspijete usmjeriti pažnju ljudi na ono na šta želite da obrate pažnju, to će oni gubiti manje vremena, a vi ćete morati manje čekati. To znači da biste umjesto “Ovo je novi prijedlog na dvadesetak stranica” trebali reći: “Odobravate li ove dvije promjene koje sam dodao na drugoj stranici?”.
Pokažite drugima vaš izvor informacija
Ako pretpostavljate da će ostali htjeti videjti neke izvore na koje se pozivate, uvijek ih imajte pripremljene. Tako ćete im znatno olakšati posao, ali i ubrzati odluku u vezi projekta na kojem radite.
Dokumente uvijek šaljite u PDF
PDF datoteke prikazuju se na svim uređajima jednako. Slanjem dokumenta u PDF formatu povećaće izglede da primatelj vidi preglednu verziju bez obzira na to gdje se nalazi i sa kojim uređajem raspolaže.
Ako šaljete dokument koji će drugi uređivati, pošaljite i kopiju u kojoj mogu da se izvrše promjene
Čak i ako primaoci vrlo rijetko unose izmjene podataka i uređuju dokumente, ukoliko postoji potreba za tim podtrudite se da ne komplikujete komunikaciju time što će od vas morati da traže da im šaljete još jedan primjerak. To će omogućiti fokus na sadržaj i brzu realizaciju izmjena, što samo vama može ići u prilog.
Dokumentujte odluke zbog kojih bi mogli da da nastanu nesporazumi
Neće se svi sjećati šta ste se dogovorili. Ako napišete “Dakle, odlučili smo …” ili “Kao što sam pojasnio, sljedeći koraci su …”, time nećete samo osigurati da svako učini ono što je obećao, nego ćete spriječiti da se neko naknadno povuče negirajući postignuti dogovor.
Dokumente sa puno detalja šaljite na vrijeme
Čak i ako ne pregledaju svi učesnici sastanka dokumente koje ste im poslali ranije, dostupnost informacija prije sastanka omogućiće vam da na samom sastanku više vremena posvetite raspravi o sadržaju koji prezentujete umjesto da morate trošiti nepotrebno vrijeme da objašnjavate o čemu se zapravo radi. Ovakav potez pažnju usmjerava na vaše znanje i vještine, a govori i o vašoj odgovornosti, pristojnosti, uvažavanju drugih što ostavlja pozitivan utisak.
Kompleksne i kontroverzne teme zahtjevaju sastanak
Sastanak možete zakazati uživo ili virtuelno. Tako ćete razjasniti moguće nesporazume za desetak minuta umjesto da o njima raspravljate danima kroz beskonačno dopisivanje porukama.
Pozive na sastanak jasno definišite
Ako sve učesnike sastanka upoznate sa detaljima na vrijeme, izbjeći ćete moguću zbrku u posljednjem trenutku oko toga tko koga zove zbog čega teme i razlozi okupljanja padaju u drugi plan.
Ako odluku treba da donese više ljudi, razgovarajte pojedinačno
Verovatnije je da ćete potrebnu podršku dobiti ako su ljudi koji odlučuju već upoznati sa vašim predlogom, umjesto da ideju čuju prvi put na sastanku i da gledaju u ostale učesnike nagađajući šta oni misle o da prijedlogu.
Gorik Ng navodi da ove taktike u komunikaciji omogućavaju pojedincu da sebe prikaže kao odgovornog saradnika koji je upućuen u poslovne procese kompanije. Efikasno prenošenje poruka nadređenima i kolegama pažnju usmjerava na suštinu iznijetih ideja što umnogome olakšava put za ostvarenje željenih ciljeva jer se ne gubi vrijeme na neproduktivne šumove u komunikaciji.
Najnovije vijesti Srpskainfo i na Viberu